La consultation porte sur la limite applicable aux frais de restauration (repas) lors des événements organisés par les projets. Il convient de distinguer ces coûts des limites des indemnités journalières fixées dans la réglementation régionale pour le personnel des entités bénéficiaires qui se déplace dans le cadre du projet.

Les coûts varient considérablement selon le pays et le type d'événement, ce qui est particulièrement complexe en Afrique, ce qui rend difficile la fixation d'une limite fixe.

Par conséquent, aucune limite spécifique n'est appliquée. Le caractère raisonnable et la justification adéquate doivent être les critères principaux, permettant une certaine flexibilité en fonction des circonstances spécifiques de chaque événement et de son emplacement.

Il est important que les Contrôleurs Régionaux puissent demander des informations supplémentaires aux partenaires afin de démontrer/vérifier que les dépenses par personne constituent le meilleur rapport qualité/prix.

Les frais de visa mentionnés à l'article 41 du Règlement Interreg (Règlement UE 2021/1059 du 24 juin) peuvent inclure toutes les dépenses nécessaires à l'obtention du visa.

Le partenaire africain doit présenter au partenaire principal, avant son départ en mission, une demande motivée accompagnée d'une estimation financière indicative des frais engagés dans le cadre de la procédure de visa.

Le partenaire principal sera responsable de ces frais s'il approuve l'estimation et couvrira les frais de voyage et d'hébergement indispensables à l'obtention du visa par le partenaire africain.

Il convient de vérifier et de justifier qu'il n'existe pas d'autre moyen plus économique d'y parvenir (par exemple, si la demande peut être traitée ou reçue par courrier électronique), le terme « économique » signifiant un rapport coût/bénéfice raisonnable. À cet égard, la justification du choix le plus économique portera sur toutes les dépenses susceptibles d'être engagées, c'est-à-dire les frais de déplacement, d'hébergement et ceux pouvant être engagés pendant le séjour.

Dans ce cas, les preuves suivantes seront acceptées :

• La demande adressée au Partenaire principal avec l'approbation correspondante, qui doit démontrer que l'hébergement est moins coûteux qu'un nouveau voyage aller-retour pour retirer le visa.
• Document du consulat attestant le jour d'arrivée et le délai nécessaire pour retirer le visa.
• Factures et justificatifs de paiement des frais de voyage et d'hébergement.

Les frais d'assurance médicale seront considérés comme éligibles avec les frais de visa à condition que leur caractère obligatoire soit démontré, y compris, le cas échéant, une durée supérieure à la durée du voyage si l'autorité qui délivre le visa l'exige.

La réglementation applicable détermine la non-éligibilité des équipements utilisant des combustibles fossiles (avec les exceptions prévues à l'article 7, point h) iii), du Règlement 2021/1058 : « pour les véhicules, aéronefs et navires conçus, construits ou adaptés pour être utilisés par les services de protection civile et de lutte contre l'incendie »).

Seules les heures effectivement travaillées dans le cadre du projet sont éligibles, comme indiqué dans la fiche 1 : Coûts de personnel, tant pour les travailleurs propres que pour les travailleurs sous contrat exclusif. Par conséquent, les heures d'absence pour cause de congé, de permission, de vacances, etc. ne doivent pas être déclarées.

Dans le cadre des déplacements internationaux, les frais de vaccination, qu'ils soient obligatoires ou recommandés, seront considérés comme éligibles au titre du projet, car ils sont indispensables/nécessaires pour la santé des bénéficiaires/experts qui se rendent dans ces pays. Cela dépendra du type de projet :

- Projets stratégiques : ils pourront être déclarés comme coût réel dans les postes suivants :

• • « Frais de voyage et d'hébergement » pour les frais de vaccination du personnel des entités européennes partenaires,
  • « Frais de services et de conseil externes » pour les frais de vaccination des partenaires de pays tiers/experts/associés, etc.

- Autres projets : les frais de vaccination des partenaires de pays tiers/experts/associés peuvent être déclarés à leur coût réel uniquement dans la rubrique « Frais de services et de conseil externes ». Nous vous rappelons que les frais de voyage et d'hébergement du personnel des entités européennes partenaires sont automatiquement calculés à hauteur de 15 % des frais de personnel déclarés et qu'aucun justificatif n'est nécessaire.

Les autres dépenses qui ne sont pas strictement nécessaires ne seront pas considérées comme un coût réel dans le cadre du projet.

Le programme Interreg MAC ne finance pas les bourses ni les stages non rémunérés. Seuls les frais de personnel sous contrat de travail ou commercial avec l'organisme bénéficiaire qui réalise des activités dans le cadre du projet sont éligibles en tant que coûts unitaires de personnel.